الگوي رفتاري پروژه و ضرورت آن در جلوگيري از شكست و فرسايشي شدن پروژه ها  در صنايع پروژه محور

سيد رضا علمدار

شرکت ايران خودرو خراسان (استراتژی و برنامه ريزی)

 این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

-چكيده

از دید استاندارد مدیریت پروژه PMBOK   به طور کلی در حالت ایده آل، اختیارات کامل به یک فرد به عنوان مدیر پروژه تفویض می شود و مسئولیت نهایی پروژه نیز با مدیر پروژه است.

بديهي است مديريت پروژه نقش مثبت و موثري را درعملكرد پروژه ايفا ميكند .درسازمان هاي پروژه محور مديريت  يك پروژه  مسئوليت كليه هماهنگي ها بين مديران ارشد ، ذينفعان ،تيم اجرايي  و ساير پروژه هاي سازماني را برعهده دارد كه اين نقش همراه با اقدامات و فعاليتهايي مانند برنامه ريزي انتخاب، جذب و انتصاب، بكارگيري و خروج نيرو از پروژه همراه است مطالعات و بررسي هاي بسياري در زمينه الگوي رفتاري در سازمان ها انجام شده است اما مطالعات كمي در زمينه الگوي رفتاري  درسازمانهاي پروژه محور انجام شده است. سازمانهاي پروژه محور نسبت به ساير سازمان ها با چالشها و مسائل ويژه اي مواجه هستند كه اين عوامل مي توانند برروي الگوي رفتاري اين نوع سازمان ها تاثيرگذار باشد و در نتيجه مستلزم بكارگيري اقدامات و فرايندهاي خاص و ويژه خود مي باشند. 

در اصول و مباني رفتار سازماني پروژه به آندسته از خصوصيات و فاكتورها كه بر رفتار شخصي افراد در تيم پروژه  و تاثير متقابل اين رفتارها ، بر اهداف كلان  پروژه پرداخته مي شود  زيرا در حقيقت  افراد تعيين کننده موفقيت يا شکست پروژه ها هستند.

 و اين جمله را هميشه به ياد داشته باشيم:

"هر عاملی که بر رفتار پرسنل تأثیر گذارد و خروجی و عملکرد آنان را تحت تأثیر قرار دهد مؤثر بر كيفيت و اثربخشي پروژه خواهد بود. "

 

واژه‌هاي كليدي: رفتار سازماني ، الگوي رفتاري ،‌اهداف استراتژيك ،شكست پروژه

 

2- مقدمه

رفتار سازماني(Organizational Behavior)رشته مطالعاتي است كه تاثيرافراد،گروههاوساختارسازماني را بررفتاركاركنان مورد مطالعه قرارداده وهدفش بالا بردن مهارتهاي مديران براي شناخت علل،پيش بيني و تغيير رفتار افراد در سازمان است. بعبارت ديگر رفتار سازماني عبارتست ازمطالعه اعمال ورفتاري كه افراد يك سازمان از خود نشان ميدهند. اين مقاله سعي بر آن دارد تا تاثير رفتار ساختار تيم اجرايي پروژه را مورد بررسي قرارداده و مكانيزيمي جهت بالا بردن وپياده سازي اين موضوع و تاثير آن بر روند اجراي پروژه را مورد بحث قرار دهد.

 

رفتار سازمانی پاسخی به سوالات زیر است

•        چرا هر کس به گونه ای خاص رفتار می کند ؟

•        چرا بین چند سازمان که تشکیلات مشابهی دارند برخی موفق ترند ؟

 

3- تعريف مسئله

ويليام جيمز استاد دانشگاه هاروارد  در تحقيقات خود به اين نتيجه رسيد كه كاركنان روزمزد براي آنكه كارشان را داشته باشند بعبارت ديگر براي آنكه اخراج نشوند كافيست كه 20 تا 30 درصد ظرفيت كاري خودرابه كاراندازند.مطالعات او نشان داد كه اگر كاركنان به نحو شايسته انگيخته شوند كارايي شان به 80 تا 90 درصد خواهد رسيد.  اين خود شروع يك طرح مسئله در سازمان پروژه مي باشد ، اين در حالي است كه ما در بعضي از پروژه ها شاهد شكست يك پروژه هستيم ، علت شكست پروژه ها عوامل زيادي دخيل است اما بي شك مطابق عارضه هاي صورت گرفته مشكل نبود يك مديريت علمي پروژه  و در نهايت نبود يك الگوي رفتاري يكي از عوامل شكست پروژه ها مي باشد . بي تفاوتي به نتيجه انجام كار در ساختار يك پروژه حجم عظيمي از مغايرتها را بدنبال دارد  ،‌ مغايرتهاي كه در بعضي از مواقع  باعث توقف و يا تغيير استراتژي هاي يك پروژه مي گردد.

بي شك افراد يك پروژه تعيين كننده موفقيت و يا شكست يك پروژه مي باشند .در طرح اين مسئله سعي شده به با مراجعه به منابع موجود و تدوين يك الگوي رفتاري مناسب  در ساختار اجرايي پروژه به اين مهم برسيم كه هدف نهايي و اثر بخش يك پروژه كه اتمام يك پروژه با در نظر گرفتن سه شاخص اصلي (زمان ،‌هزينه ،‌كيفيت ) مطابق برنامه ، ارتباط مستقيم به اين الگو دارد .

 

مطابق  تعاريف موجود سه پايه اصلي رفتار سازماني در سازمان پروژه كه تاثير گذار بر اثر بخشي يك پروژه مي باشد  شامل لايه هاي  ذيل  است :

 1) فرد

 2) گروه

 3) سازمان پروژه

 

 اثر بخشي پروژه:

اثر بخشي پروژه بكارگيري سيستماتيك منابع ، دانش‏ ، مهارت‏ها، ابزارها و تکنيک‏ها در سطوح مختلف پروژه فرد ، گروه و سازمان پروژه براي جهت‌ حفظ‌ مسير پروژه‌ براي‌دستيابي‌ به‌ يك‌ تعادل‌ اقتصادي‌ موجه‌ بين‌ سه‌ عامل‌ زمان، هزينه‌ و كيفيت و همسو سازي با اهداف و برنامه  ها ي كلان سازمان مي باشد.

  

 از اين رو با بررسي متغيرهاي موجود در سطوح مختلف يك پروژه (مطابق شكل 02) مي توان به اين نتيجه رسيد كه الگوي رفتاري در يك سازمان به عوامل زيادي از بيرون  و از درون سازمان ارتباط دارد و نمي توان به داشتن فقط چند معيار و شاخص بسنده كرد ولي شروع  اين كار مهمتر  مي باشد و بهبود اجراي كار مسلماٌ از برداشتن قدم اول حاصل مي شود.

 

 با بررسي و تحليل انجام شده مي توان مطابق شكل 03 به عوامل تاثير گذار بر متغيرهاي موجود  اشاره كرد و به اين نتيجه رسيد كه هر متغير در سطوح مختلف (فرد ، گروه ، سازمان) چه تاثيري بر عملكرد پروژه دارد.

 

 در سازمانهای “سبز″ که کارهای پروژه محور را ترویج می کنند، مدیران پروژه های کامل و قاطع در تمامی سازمان جهت اجرای پروژه ها حضور دارند. در این مفهوم، “سبز″ به معنی محیطی که انگیزش افراد و تیم ها را از بین نمی برد. این محیط به افراد این اجازه را می دهد تا بصورت طبیعی کار کنند.

•        مثالهایی از یک محیط سبز سازمانی شامل موارد زیر است:

•        اعتماد بین کارمندان و مدیران

•           همکاری بجای رقابت

•           درک رایج و مشترک از اهداف که معنا و دلیل فعالیت ها را ارائه می کند

•            یک چشم انداز به اشتراک گذاشته شده که منجر به شفافیت در تهیه دستورالعمل های کاری می شود

•            افرادی که بصورت کامل و مداوم با دیگران ارتباط برقرار می کنند

 

مديريت پروژه و نقش آن در الگوي رفتاري پروژه:

در هر سازمان هاي پروژه محور سه مديريت وجود دارد، مديريت ارشد ،‌مديريت تاكتيكي ،‌و مديريت اجرايي ،‌مديريت ارشد كه گاه به صورت مشتري براي مديران تاكتيكي و اجرايي ظاهر مي شود در راس هرم سازماني وجود دارد ،  از طرفي نيز با محيط خارج سازمان (ذينفعان) و از سوي ديگر با مديريت تاكتيكي در ارتباط مي باشد و مديريت اجرايي صرفا مديريت و يا مسئوليت كف كارگاه را عهده دار مي باشد ، مديريت پروژه غالبا در قالب مديريت تاكتيكي ايفاي نقش مي كند.

 

ويژگيهاي رفتاري مديريت پروه:

شخصيت :

مدير پروژه بايستي در چهار عامل اصلي شخصيتي ،صلابت ،‌صراحت ،‌صداقت و صميميت حد قابل قبولي داشته باشد ، چرا كه هر يك از عوامل فوق مي تواند در پارامترهاي كمي و كيفي مديريت اثر قابل توجهي به جاي گذارد.

ادراك خوب :

با توجه به اينكه معمولا در هر پروژه اي بحث هاي زمان ،‌بودجه و كيفيت مشخص بايد بدون تغيير و يا كم تغيير باشد مدير پروژه با هوشياري كامل ضمن بهره گيري از تمامي فرصت ها بايستي بتواند تهديد هاي را كه متوجه پروژه مي باشد را به موقع تشخيص داده و آن ها را به فرصت تبديل كند.

قدرت تصميم گيري:

يكي از دلايل تاخير پروژه ها ،‌عدم توان تصميم گيري مديرپروژه در زمان لازم  است،‌ يك مدير پروژه بايد با توجه به اهداف پروژه ،‌امكانات ، و شرايط محيطي موجود ، بتواند در موقع مناسب تصميم هاي لازم را اخذ كند .

ايجاد انگيزش:

اين مورد بسيار حائض اهميت مي باشد مخصوصا در پروژه هاي دراز مدت كه ممكن است گذشت زمان موجب كاهش انگيزه هاي تيم پروژه شود . مدير پروژه بايستي به صورت مدبرانه و متناسب با شرايط پروژه سيستم انگيزشي مناسبي را بكار گيرد.

 

  مهارت در كار تيمي :

به هر ميزاني كه ابعاد كمي و كيفي پروژه بزرگتر باشد مدير بايستي از توان و استعداد ساير اعضاي پروژه استفاده كند و اين مستلزم وجود توان تعريف و تقسيم كار بين افراد تيم است به گونه اي كه انجام وظايف هيچ تعارضي را ايجاد نكند و نيز از تعريف وظايف موازي كه سبب به هدر رفتن منابع شود خوداري كند

 

دانش فني :

مديران ارشد بايد مدير پروژه را فردي برخوردار از دانش فني كافي براي هدايت پروژه انتخاب نمايند ، مدير پروژه بايد بر اساس سابقه و تجربه فني خود دركي منطقي از تكنولوژي هاي اساسي كه پروژه بر آن مبتني است داشته باشد.

 

برقراری ارتباطات

یک مدیر خوب اهمیت روابط کار را می داند و برای خلق یک محیط منسجم ، کوشاست. نتیجه این  انسجام و هماهنگی ، رسیدن به موفقیت به جای ایجاد اختلاف است . مدیر موفق به حداقل رساندن میزان تعرض در محیط کار را در اولویت کار خود قرار می دهد.

 

توان مدیریت موثر

تغییرات در پروژه اجتناب‌ناپذیراست. مشتریان نظر خودرا درباره‌ی نتایج پایانی تغییرمی‌دهند، مدیر ناگزیر به ایجاد تغییراتی در محدوده‌ی پروژه می‌شود و درنهایت اعضای تیم‌پروژه باید برنامه‌هایشان را تغییردهند. افرادی كه قصددارند به مدیران‌موفق‌پروژه تبدیل‌شوند، باید برخورد و مدیریت در مقابل تغييرات را بیاموزند.

 

  4-       بررسي نتايج:

 

با توجه به موارد مطرح شده مي توان به اين حقيقت رسيد كه مبناي حل عوامل رفتاري يك پروژه ارائه الگوي مناسب جهت تدوين و تحقق برنامه هاي مرتبط با اين عوامل مي باشد .