ازجمله مهمترین کارکردهای سیستم اطلاعات مدیریت پروژه، مستند سازی وثبت اطلاعات در مراحل مختلف دوره طول پروژه می باشد. در ادامه مزایای حاصل از نظام مستند سازی شرکت و انواع مستندات مربوطه در هر پروژه بیان می شود.

 مزایای مستند سازی و ثبت  اطلاعات:

 احتیاط کردن و تدبیر لازم جهت ثبت و مستندسازی انواع اطلاعات در هر پروژه از نظر شرکت آرتیم ساز امری ضروری محسوب می گردد. برخی از مهمترین منافع حاصل از نظام مستد سازی از نظرشرکت آرتیم ساز را می توان به شرح زیر بیان نمود.

 1-  مستند سازی مناسب این امکان را برای استفاده کنندگان پروژه پدید می آورید تا بعد از تکمیل پروژه چگونگی اجرای پروژه را بررسی نمایند. به عبارتی این کار ممیزی پروژه را تسهیل میکند.

2-  در هنگام اجرای پروژه همواره درسهایی آموخته می شود که ثبت و مستندسازی این آموخته ها گنجینه گرانبهایی از تجارب سودمند را جهت اجرای پروژه های بعدی فراهم می آورد. بدین ترتیب عملکردها با گذشت زمان کارآمدتر می گردد.

3-  هرگاه مستندسازی به عنوان رویه ای ثابت در اجرای پروژه نهادینه شود، هنگام بورز مشکلات احتمالی، با رجوع به آن مستندات می توان به راحتی به جستجوی علل و عوامل اصلی پیش آمدن آن مشکل پرداخت.

4-  مستند سازی پیوسته و همزمان با مراحل مختلف اجرای پروژه زمینه بروز اختلافات در زمینه ارتباطات کاری بین متولیان پروژه را از بین می برد.

5-  با پیشرفت کار، پروژه قادر نیست تا این حجم عظیم اطلاعات را در ذهن خود نگهداری کند، بنابراین ثبت وضبط اطلاعات و بایگانی آنها از مفقود شدن اطلاعات مهم جلوگیری می کند.

6-  همواره احتمال بروز مناقاشات و نزاع هایی بین طرفین درگیر پروژه، چه در هنگام اجرای پروژه چه پس از تکمیل پروژه وجود دارد. مستند سازی اطلاعات توسط هر یک از طرفین این احتمال را کاهش می دهد .

7- در صورت رخ دادن تغییر و تحول و جابجایی پرسنل پروژه ، امکان پیگیری کار را میسر می نماید.

8-  مستند سازی همزمان ابزاری کارا برای مطلع نمودن قسمتهای مختلف سازمان پروژه از وضعیت پروژه بوده و تعدادجلسات  مورد نیاز برای ایجاد ارتباطات شفاهی را کاهش می دهد.

9-  ثبت اطلاعات جهت نظارت بر اجرای پروژه ابزاری سودمند است.در واقع با مستند سازی است که می توان با نظارت بر اجرای پروژه و انجام اقدامات و تصحیحات لازم، عملکرد پروژه را بهبود داده و در فرایندی به هنگام در جریان امور قرار گرفت.

10- ایجاد یک رویه مستند سازی معین، تمرکز بر روی جنبه های مهم پروژه را ممکن می سازد.

 انواع مستندات

 1- مستند سازی طرح:

 برای تصویب نقشه های یک طرح، جلساتی با حضورمتولیان پروژه تشکیل  می شود، هر یک از این جلسات و تصمیمات اتخاذ شده در آنها باید ثبت گردد. بعنوان یک اصول کلی در شرکت آرتیم ساز، تمام مستندات مرحله قبل از مناقصه حداقل باید تا تکمیل پروژه نگهداری شوند، این موارد شامل نقشه های مقدماتی، صورتجلسات، ضمیمه برای پیمانکاری، تخمین وتمهیدات می شود.

 با پیشرفت پروژه، گاهی نقشه های طرح مورد تجدید نظر قرار می گیرند. در چنین شرایطی تحولات تدریجی نقشه ها پیگیری می شوند و دقیقاً مشخص می شود که چه چیزی تغییر یافته است.

2- گزارشات و اسناد روزانه:

 یکی از مهمترین مستندات در پروژه ها گزارش روزانه است. در این گزارش مواردی همچون مکان کار، کار انجام شده، کارکنان مورد استفاده، ساعات کاری، تجهیزات مورد استفاده، شرایط جوی و هر حادثه یا مشکل احتمالی ذکر می شود. این گزارشات باید دارای تاریخ و امضاء باشد.

این اطلاعات جزیی، در مواردی به کمک مدیر می آیند، نخست، مدیر نیاز دارد که پیشرفت کار را در مقیاسه با برنامه زمانی پیگیری کند. بدون ثبت کار روزانه، لازم است که هر روز با بازدید از کارگاه، میزان کار انجام شده را برآورد کند، پس راحت تر و دقیق تر آن است که این اطلاعات روزانه ثبت شوند. اگر زمان بندی CPM مورد استفاده باشد، آنگاه در گزارش کار روزانه تنها فعالیتهای مشخص موجود در برنامه ریزی آن  روز آورده می شود. این کار از پیش آمدن ابهام در مورد کاری که انجام شده جلوگیری نموده و به هنگام  سازی برنامه زمانی را تسهیل می کند.

در یک گزارشات روزانه ممکن است که فرمهایی طراحی شود، اما این کافی نیست. کلیه کارکنان باید درقبال نحوه استفاده از این فرمها و هدف آنها توجیه شوند.

هنگامی که گزارشات آماده می شوند، مدیر بابررسی آنها سعی در برآورده نمودن احتیاجات می نماید.این مطلب در زیر عنوان دستور العملهای رویه بیشتر مورد بحث قرار خواهد گرفت.

چه در گزارش روزانه و چه در سایر فرمها، باید اطلاعات تجهیزات پروژه و استفاده از آنها ثبت شود. این امر هم برای کارفرما و هم برای پیمانکار حائز اهمیت است.

 3-  اطلاعات هزینه ای:

 مشخص است که کلیه اطلاعات مربوط به هزینه از اهمیت خاصی برخوردارهستند. این پرونده های اطلاعاتی مشتمل بر فاکتورها، سفارشات خرید، حسابهای پرداختی، صورت حقوق بگیران و درخواستهای تغییر می باشد.

 

4- دستورالعمل رویه های پروژه:

 مدیر باید از همان آغاز پروژه، به نگهداری اطلاعات توجه نموده و برای آن برنامه ریزی و طراحی کند. یک روش موثر جهت طراحی اطلاعات مدیریت و نیز برای اجرای آن، تهیه یک دستور العمل رویه ها برای پروژه می باشد. این دستورالعمل دقیقاً رویه هایی را که باید در پروژه دنبال شوند را مشخص می کند.

هر پروژه دستور العمل مختص به خود را دارد. مدیر پروژه باید برای تهیه دستور العمل احساس مسئولیت کند. در دستورالعمل موارد مختلفی را می توان مدنظر قرار داد.مواردی همچون:پروژه شامل چه چیزهایی است،استفاده کننده ها، هدف دستورالعمل و ....

 رویه ثبت اطلاعات:

  فرایند ثبت اطلاعات نمی تواند بدون برنامه ریزی و طراحی انجام شود. پروژه باید اجزای مختلف اطلاعاتی را شناخته و از میان آنها تنها داده های کلیدی را ثبت و مشخص سازد که:

- چه نوعی از مستند سازی در سازمان پروژه باید انجام شود؟

-  اطلاعات چگونه باید ثبت شوند؟

-  اطلاعات ثبت شده به چه نحوی مورد استفاده قرار گرفته و بین چه کسانی تبادل می شود؟

قدم اول برای طراحی فرایند مستند سازی آن است که فهرستی از انواع اطلاعات لازم جهت عملیات جاری تهیه شود.. یک فهرست نمونه از اطلاعات لازم در اجرای طراحی پروژه می تواند به صورت زیر باشد:

الف) پرسنل روزانه

ب ) کار انجام شده روزانه

پ ) تجهیزات موجود در کارخانه

ت ) خلاصه مذاکرات حضوری

ث ) پرونده امور ساخت

ج ) مکاتبات

چ )درخواست اطلاعات

ح ) گزارشات صورت وضعیت

خ ) پرونده هزینه

د ) نقشه ها و تغییرات آنها

ذ ) شرایط جوی

ر ) مشکلات احتمالی

ز ) بازدید کنندگان از کارگاه

ط ) لیست کارکنان موظف

ظ ) یادداشت

ع ) گزارشات گواهی

غ ) بازرسی ها

ف )عکس ها یا فیلمها

ق )پیشرفت کار

م ) ارتباطات کارگاهی

در مرحله بعد هدف از ثبت اطلاعات مختلف را معین کرده، فرمتی برای ثبت برقرارنموده و بهترین شخصی که قادر به ثبت اطلاعات می باشد را معین می نماید. بعنوان مثال مدیری به  مستند سازی کار روزانه نیاز دارد. این اطلاعات در بهنگام کردن پروژه و تعیین میزان تناسب صورتحساب دوره ای به او کمک خواهد کرد. در عین حال ممکن است از پیمانکاردست دو نیز برای ثبت همین اطلاعات درخواست شود. حال مدیر می تواند فرمت مناسبی برای ثبت اطلاعات مشخص کند. سرانجام او باید کسی را که اطلاعات را بازبینی می نماید ، مشخص نموده وتعیین کند که این اطلاعات چگونه بایگانی و حفظ شود. در ضمن باید مشخص شود که چه کسانی رونوشت این اطلاعات را دریافت می دارند.

ازآنجایی که همین فرآیند برای پروژه های دیگری از ا ین نوع تکرار می شود، مدیر مربوطه        می تواند سیستمهای برقرار شده در پروژه های قبلی را در پروژه های جاری نیز بکار گیرد. البته با بیشتر شدن تجارب، رویه ها تغییر نموده و بهبود می یابند تا با نیازهای جدید سازگار باشند.

 نظام مدیریت مستندات

 سیستم مدیریت مستندات در برگیرنده موارد زیر است:

- مستندات مربوط به مشخصات پروژه، پیمانکاران واحدهای  درگیر، زمان و هزینه پیش بینی شده ، شیوه اجرایی، اهداف و مقاصد

- پیگیری زمانی گردش مستندات میان ارکان مختلف در گیر در پروژه و نگهداری سوابق از مستندات

- اطلاعات مربوط به ماتریس مسئولیت پروژه از جمله اطلاعات ساختار سازمانی اجرای پروژه، ساختار دسته بندی کارهای پروژه، نوع مسئولیتهای هر واحد اجرایی در مقابل بسته های کاری

- اطلاعات مربوط به ماتریس مسئولیت( مشابه فوق) در مورد رویه ها و دستور العملهای متناظر با مسئولیتهای مختلف افراد در مقابل تهیه برنامه زمانبندی، تصویب آن، تخصیص و به کارگیری منابع، تخمین های زمانی و هزینه ها و ....

- اطلاعات و تصمیمات جلسات هفتگی پروژه در تمام سطوح( مدیریت عالی ، مدیریت عملیاتی)

- اطلاعات مربوط به چک لیستها از جمله چک لیست تعریف پروژه، شروع کار، فعالیتهای مهندسی و....

- اطلاعات مربوط به کلیه وقایع کلیدی در پروژه، تصمیمات خاص، مشکلات اجرایی و بطور کلی اطلاعات اجرایی پروژه از آغاز تا پایان

  سیستم گزارش دهی:

 با در اختیار داشتن امکانات نرم افزاری مناسب، علاوه بر گزارشات متداول مورد نیاز بصورت از پیش تعریف شده، قادر به تولید انواع گزارشات مورد نیاز کارفرمایان محترم است. به هر حال انواع گزارشاتی که در این سیستم گزارش دهی جای می گیرد، عبارتند از:

-  گزارشات مربوط به وضعیت پیمانکاران،وضعیت عملکرد،سهم مالی،تغییرات درخواستی،میزان پیشرفت فعالیتها(پروژه مرتبط)

- گزارشات  مربوط به وضعیت مدارک و مستندات موجود در پروژه،تصویب یا ابلاغ آنها،آخرین نسخ و ...

- گزارشات مربوط به وضعیت کار مهندسی، میزان پیشرفت، نقشه ها و مدارک تکمیل شده و ...

- گزارشات مربوط به راندمان و کارآیی عملکرد پروژه و شاخص کارآیی زمان و هزینه

- گزارشات مربوط به ارزش حاصله و اطلاعات پیش بینی زمان و هزینه تا ختم پروژه

- گزارشات مربوط به کارهای لازم الاجراء در مقاطع زمانی مختلف به تفکیک پیمانکاران و واحدهای خودی

 - گزارشات مربوط به آخرین وضعیت مدارک و مستندات، تغییرات اعمال شده و سوابق آنها و .....