معمولا تولد و ظهور یک پروژه بر اساس یک نیاز در کسب و کار و یا ممکن است بر اساس  بررسی ضرورت نزد یک سرمایه گذار آغاز می‌گردد. مسلما قبل از شروع عملیات اجرایی پروژه اقدامات و مطالعات زیادی جهت انتخاب یک پروژه انجام میشود . مطالعاتی که اگر تحلیل و بررسی های آن به درستی انجام نشود ممکن است به عدم موفقیت و یا  شکست پروژه منجرب شود . تمامی سرمایه گذاران اجرای یک پروژه در یک بنگاه اقتصادی به دنبال منفعت ( سود ) بیشتر در اجرای یک پروژه هستند پس باید به مرحله قبل از شروع یک پروژه توجه ویژه ای شود . سعی ما بر این است که بتوانیم این مرحله را در قالب یک آموزش فرآیندی و کاربردی مطرح کنیم.

ابتدا لازم است مفهوم طرح و پروژه را عنوان نماییم . زیر این دو ماهیت متفاوتی در هر مرحله از پروژه دارند .

مفهوم طرح

ایده یا پیشنهادی خامی است که به صورت مجموعه ای از کارها و عملیات جهت رسیدن به اهداف و استراتژِی های کلان تعریف شده  مطرح می شود.

پروژه

مجموعه  فعالیت های به هم مرتبط به منظور نتیجه معین با داشتن یک شروع و پایان و بودجه تعریف شده انجام شود.

اگر پروژه را بخواهیم به صورت فرآیندی و مفهومی ترسیم کنیم مطابق تصویر زیر می توان مرحله تولد یک پروژه را از مرحله طرح تا مرحله تحویل پروژه را به صورت خلاصه دید.

 

 

فرآیندهای پیش از پروژه

در این محتوی می خواهیم در خصوص فرآیندها و نیازمندیهای قبل از شروع پروژه صحبت کنیم .

مرحله‌ی اول: پیشنهاد و ترسیم طرح

در این مرحله سوالات اولیه در خصوص اجرای طرح مطرح میشود  این قسمت زمان ظهور و تولد یک طرح است که ممکن است از یک  جرقه و یا  سوال در ذهن سرمایه گذار و یا کارفرما شروع شود .

سوالات مهم در این مرحله شامل موارد ذیل می باشد :

•          مزایای و منافع  کسب شده طرح

•          شناسایی ذی‌نفعان کلیدی طرح

•          اهداف طرح

•          تعیین اسکوپ و محدوه کار

•          تهیه زمانبندی اولیه پروژه ( پس از تصویب طرح برنامه تفصیلی تهیه خواهد شد)

ممکن است در ابتدا برای تمامی این سوالات پاسخی و یا جواب کاملی دریافت نشود .

در این مرحله سوالات زیر در ذهن فرد و یا تیم پیشنهاد دهنده طرح عنوان می شود  :

چه؟                               نتایج

چرا؟                              هدف، توجیه

چه کسی؟                          تیم، مدیر

کجا؟                              محل

با چی؟                           منابع

کِی؟                              برنامه ریزی

با کدام روش؟                تکنیک ها، مهارت ها

برای چه کسانی؟                  ذینفعان

 

مرحله‌ی دوم: تهیه مطالعات تکمیلی و تصویب طرح

در این مرحله است که تمامی سوالات باید جواب داده شود به عبارتی می باید مطابق مراحل زیر اقدام نمود:

•          مشخص شدن متولی طرح

•          تشکیل تیم مطالعات طرح و وظایف مربوطه

•          تکمیل اطلاعات فنی طرح

•          تهیه ساختار شکست و  زمان‌بندی کلان

•          تدوین بودجه  ( درآمدها و هزینه ها)

•          تحلیل و نهایی سازی مطالعات طرح

•          تصویب و شروع پروژه

 

در این مرحله است که طرح توجیهی و یا امکانسجی طرح تمامی سوالات این مرحله را می باید پاسخ دهد .

طرح توجیهی یا مطالعه امکانسنجی پروژه:

 مطالعه امکانسجی مهمترین قدم در اجرای یک پروژه است، زیرا پایه و اساس برای هر اقدام همچون  طراحیمحسوب می شود. هر گونه خطا و اشتباه در این مرحله، می تواند موفقیت پروژه را به خطر بیاندازد و موجب شکست آن شود. یک طرح توجیهی، فقط به این سوال پاسخ نمی دهد که آیا این پروژه امکان پذیر است؟ بلکه به شناسایی دقیق بازار هدف، موقعیت بازار، همچنین به  سایر ویژگی های طرح برای دستیابی به حداکثر موفقیت در اجرای پروژه می پردازد.

مطالعات امكانـسنجي در سـه مرحلـه شناسايي امكانات، امكانسنجي اوليه و امكانسنجي نهايي صورت پذيرد. در مرحله اول به مطالعه و دریافت اطلاعات اولیه می پردازیم ،  پس از آن امکانسجی اولیه و خام صور ت می پذیرد و مفروضات طرح را بر اساس شرایط عمومی کشور مورد مطالعه قرار می دهد . پس از ارایه اولیه گزارش برای سرمایه گذاران اصلی و دریافت نظرات و خواست های آنها مطابق مفروضات اولیه ....گزارش نهایی امکانسجی تهیه میشود .دراین مرحله باید جزئیات پروژه به حدی روشن شود که ابهامی در خصوص طرح پروژه ،  روش های اجرا ، و فروش محصول نهایی پروژه نباشد. که در صوت تایید طرح ، شروع برنامه ریزی اولیه  پروژه ( گام سوم ) در دستور کار قرار می گیرد.

یک گزارش امکان سنجی پروژه شامل قسمتهای زیر است  :

•          آشنایی با  مفروضات طرح ( مفروضاتی که مطابق خواسته های سرمایه گذارن می باشد)

•          مطالعات بازار (بررسي روند تقاضای محصول نهایی طرح ) و بررسی رقبای موجود

•          مطالعات فنی و برآورد امکانات زیر بنایی طرح ( طرح و کانسپیت  اجرایی پروژه می باید در این مرحله تعریف شود)

•          برآورد سرمایه گذاری طرح

•          برآورد هزینه های ساخت با در نظر گرفتن شرایط اقتصادی ( تحریم ، تورم و....)

•          پیش بینی مالی و نحوه تامین مالی طرح

•          تحلیل شاخص های مالی و اقتصادی طرح ( IRR ، NPV  و نرخ بازگشت سرمایه ، نقطه سر به سر ، دوره بازگشت سرمایه....)

با وجود اینکه در هنگام ارزیابی و امکانسنجی طرح‌ها، عمدتا تصمیم‌گیری‌ها بر اساس خروجی‌های مطالعات مالی است، اما صحت خروجی‌های بخش مالی، کاملا وابسته به صحت اطلاعات ورودی است که از مطالعات بازار و مطالعات فنی و برآورد هزینه ها به دست می‌آیند. این  به معنی آن  است که دریافت اطلاعات هر چقدر به واقعیت نزدیک تر باشد خروجی گزارش تحیللی دقت تر خواهد بود . همچنین در کنار مطالعات باید به قوانین و ضوابط جدید سازمانهای حکومتی آگاهی یافت زیرا در نتیجه محصول نهایی پروژه تاثیر بسزایی دارد ( مجوزات ، پروانه ، انشعابات ، خلافی ها ، سطح اشغال ، و ..) از جمله این موضوعات است.

 

مرحله‌ی سوم: پیاده‌سازی؛ نحوه‌ی اجرای پروژه

پس از تصویب طرح می باید مفروضات روش اجرای پروژه که در مرحله قبل پیشنهاد و مصوب شده است را به مرحله اجرا در بیاوریم. از جمله مفروضات اجرایی این مرحله به موارد ذیل می توان اشاره نمود :

•          برونسپاری یا داخلی سازی پروژه با توجه به منابع موجود سازمانی ( تجهیزات ، نیروی انسانی ...)

•          برنامه ریزی روش قراردادی اجرا ( پیمانکار کل ، مدیریت طرح ، و...)

•          مشخص شدن روش های فروش ( پیش فروش ، سهام  و...)