راهکارهای نزدیک کردن هزینه های پیش بینی شده پروژه به هزینه های واقعی

تلاش در اجرای پروژه ها همراستا با بهینه نمودن سه شاخص اصلی یعنی زمان ، هزینه و کیفیت از اهداف اصلی مجریان و سرمایه گذاران در پروژه ها می باشد.

می دانیم که مدیریت هزینه شامل سه مرحله اصلی یعنی برآورد  و برنامه ریزی، تامین منابع مالی و کنترل بر عملکرد هزینه های پروژه میباشد. در مرحله اول پیش بینی و  برآورد صحیح هزینه های پروژه و در مرحله دوم کنترل بر عملکرد واقعی هزینه  از اهداف مهم در راستای کنترل قیمت تمام شده پروژه می باشد. موضوعی که تاثیر زیادی بر شکست و یا موفقیت در پروژه دارد.

 لذا با توجه به دانش کسب شده از پروژه های انجام شده و همچنین تجربه افراد خبره می توان عوامل تاثیر گذار بر افزایش قیمت تمام شده پروژه را شناسایی و راهکارهای را برای آن برنامه ریزی نمود . در این محتوی به بررسی چند نمونه از این عوامل کلیدی می پردازیم.

دلایل عمده در بالا رفتن هزینه های اجرای پروژه ها:

افزایش هزینه یکی از مباحثی است که همواره بر موفقیت پروژه اثر منفی می گذارد و بنگاه اقتصادی را دچار بحران می کند. از جمله دلایل مهم در بالا رفتن هزینه اجرای پروژه می توان به موارد اشاره نمود :

·        تاخیر در زمان اجرای پروژه:

یکی از مهمترین دلایل افزایش هزینه های ساخت پروژه،  تأخیر و عدم پیشرفت مناسب و تغییرات ضمن اجرای پروژه است.

 بر اساس آمار منتشره سازمان مدیریت و برنامه ریزی سابق، متوسط زمان اتمام پروژه های ملی در کشور نزدیک به 2/22 برابر زمان برنامه ریزی شده پروژه ها بوده است. افزايش طول اجراي پروژه يعني افزايش هزينه‌هاي اجرايي، افزايش زيان ناشي از هزينه فرصت از دست رفته و كاهش ارزش پروژه.

با استفاده از نرم افزارها  M.S Project  و یا P6و استاندارد های موجود  همچون  PMBOK .می توان پروژه را برنامه ریزی نمود. حضور متخصصین برنامه ریزی و کنترل پروژه در این مبحث بسیار مهم است. زیرا با استفاده از ابزارها و تکنیک های موجود با  تحلیل های به موقع جهت تعریف اقدامات اصلاحی در پروژه اقدام نمود.

·         برآورد  احجام پروژه در ابتدای پروژه:

برآورد احجام پروژه یکی از ابزارهای مدیریت پروژه بوده و این ابزار پایه و اساس  قیمت تمام شده پروژه است. برآورد احجام در ابتدای پروژه این امکان را برای مدیران پروژه فراهم می آورد در صورتی که تامین منابع مورد نیاز با محدودیت مواجه است اقدام به تغییر و اصلاح حدود طرح نمایند و از ضرر وزیان های ناشی از کمبود منابع در حین اجرای پروژه جلوگیری نمایند و یا با مشخص شدن میزان منابع مورد نیاز در پیشرفت عملیات اجرایی مطابق زمانبندی پیشرفت نمود.

متاسفانه براورد احجام پروژه به دلیل تغییرات بسیار زیاد  و همچنین تاخیر در نهایی شدن  نقشه ها  باعث میشود . سیاست های اجرایی پروژه را از منظر قیمت تمام شده تحث تاثیر قراردهد.

·         تغییرات زیاد در پروژه:

تغییر جزء گریزناپذیر هر پروژ‌ه‌ایی است، عدم مدیریت صحیح تغییرات یکی از مهمترین عوامل شکست پروژه‌ها و بالا رفتن هزینه های اجرایی پروژه است. عواملی نظیر اشتباهات دربرآوردهای اولیه، تغییرات فناوری و شرایط بازار محصولات در ایجاد تغییر در یك پروژه موثرند. در مدیریت پروژه، تغییر پروژه می تواند موجب تغییر قابل توجه در مدت قرارداد و كل هزینه مستقیم و غیرمستقیم یا هر دو شود.رمهم این است تغییرات بر اساس یک فرایند صحیح مدیریت شوند تا آثار مثبت آن را در پروژه شاهد باشیم.

طولانی شدن زمان تصمیم گیری در تغییرات به وجود امده پروژه ، هم در زمانبندی اجرای پروژه و هم بر سایر فعالیت های پروژه تاثیر گذار است. [MB1] 

·         تورم بالا در مدت اجرای پروژه:

اگر تورّم را افزایش نامتعارف قیمت ها در یک بازه زمانی مشخص بدانیم، باید گفت که این اتفاق در صنعت ساخت و ساز، علی الخصوص در پروژه‌هایی که اجرای آنها بصورت غیر معمول طولانی تر از مدت زمان پیش بینی شده در  قرارداد می شود، تأثیرات بسزائی در افزایش هزینه‌های اجرای پروژه بوجود می‌آورد و این می تواند دلیلی بر پیدایش ادعا ه نیز شود .

مهمترین عامل در کاهش این ریسک انجام موضع قرارداد در مدت توافق شده است. طولانی شدن و تاخیر در اجرای موضوع قراردادی پیمانکاران اجرایی پروژه باعث افزایش هزینه های پیش بینی شده و تاثیر مستقیم بر افزایش قیمت تمام شده پروژه شود [MB3] .[MB4] [علمدار5] 

یکی از راهکارهای اثر گذاری کمتر تورم بر قیمت تمام شده  به ناچار تغییر در کانسپت و مشخصات آیتم های پروژه است. البته باید در نظر گرفت ممکن است این موضوع تغییر را در کیفیت محصول پروژه به دنبال دشته باشد.

·        ضعف طراحی:

بکارگیری مشاورین زبده و کار بلد از دوباره کاری های طراحی و تغییر در اجرای کارجلوگیری می کند. مهم است که در واگذاری طراحی به تیم تخصصی در تمامی حوزه های طراحی ( معماری ، سازه ، و تاسیسات ) ،به صورت کامل به یک تیم طراحی واگذار شود تا با کمترین تداخلات طراحی مواجه شویم  در بسیاری از پروژه ها هر کدام گروه های طراحی ( سازه ، معماری و تاسیسات) را به یک گروه مستقل واگذار می نمایند و این موضوع باعث کاهش هماهنگی ها و بالا رفتن تناقضات در حوزه های  طراحی شود. .

·        ضعف پیمانکار و یا نظارت در پروژه:

در انتخاب پیمانکاران حتما می باید از  رتبه بندی سه شاخص کلیدی ( توان مالی، توان تجهیزاتی و توان فنی) استفاده نمود، عدم تسلط پیمانکاران به دستورالعمل‌های فنی و اجرایی، عدم تامین نقدینگی مورد نیاز و ضعف در تامین تجهیزات مورد نیاز در عملیات اجرایی باعث ایجاد تاخیر، و یا نقص در عملیات اجرایی پروژه که هر دو عامل تاثیر مستقیم بر قیمت تمام شده پروژه دارد..