ساختار سازمانی شیوه‌ای است که به وسیله آن فعالیت‌های سازمانی تقسیم، سازماندهی و هماهنگ می‌شوند. سازمان‌ها، ساختارهایی را به وجود می‌آورند تا فعالیت‌های عوامل انجام کار را هماهنگ کرده و کارهای اعضاء را کنترل کنند. ساختار سازمانی تصریح می‌کند که وظایف، چگونه تخصیص داده شوند، چه شخصی به چه کسی گزارش دهد و سازوکارهای هماهنگی رسمی، همچنین الگوهای تعاملی سازمانی که باید رعایت شوند کدامند. ساختار سازمانی تعیین کننده روابط رسمی و نشان دهنده سطوحی است که در سلسله مراتب اداری وجود دارد و حیطه کنترل مدیران را مشخص می‌کند. همچنین ساختار سازمانی دربرگیرنده طرح سیستم‌هایی است که به وسیله آنها همه واحدها یکپارچه می‌شوند و در نتیجه ارتباط در سازمان تضمین خواهد شد.

ساختار سازمانی، چارچوبی است که مدیران برای تقسیم و هماهنگی فعالیت‌های اعضای سازمان آن را ایجاد می‌کنند. ساختار سازمانی سازمان‌های مختلف با هم متفاوت‌اند زیر شرایط محیطی و راهبردها و اهدافی که سازمان‌ها دنبال می‌کنند، با هم تفاوت دارند. ساختار سازمانی الگوهای تعیین شده برای روابط میان اعضای یک سازمان است و نظامی رسمی بوده زیرا مدیران ارشد بطور رسمی آن را پدیدمی‌آورند.

بهترین ساختار برای یک سازمان به عوامل زیادی بستگی دارد، از جمله:

·        کاری که آن سازمان انجام می‌دهد

·        اندازه‌ی سازمان

·        تعداد کارمندان

·        درآمد

·        پراکندگی جغرافیایی

·        امکانات

·        نوع کسب‌و‌کاری که سازمان در اختیار دارد (درجه‌ی تنوع محصولاتش در بازار).

 

ساختار سازمانی تحت تاثير اهداف و استراتژی ، محيط ،تکنولوژی و اندازه سازمان قرار می گيرد این متغيرها  ،کليدی و محتوایی بوده و معرف کل سازمان و جایگاه آن هستند که بين سازمان و محيط قرار گرفته و از آن مشتق میشوند

ساختار سازمانی به تنهایی ایجاد مزیت رقابتی نمی کند و برای ایجاد مزیت رقابتی بایرد سراختار برا  استراتژی سازمان در تعادل و مرتبط باشد .برای مثال شرکتی که اهداف آن صادرات یك کالااست،باید

ساختاری را انتخاب کند که از طریق آن ساختار صادرات را به طور آسان و اثر بخش انجام دهد.ساختار سازمانی یك شکل منظم نقش ها، روش ها، مکانيزم کنترل قدرت و فرآیند تصميم گيری است.ساختار سازمانی تحت نفوذ عواملی مانند موقعيت ، اندازه و عمر شرکت قرار می گيرد.

 

انواع ساختار سازمانی:

ساختار ساده

ساختار ساده،شکلی از سازمان است که مدیر همه تصميمات را خود بصورت مستقيم می گيرد و ناظر بر همه فعاليت های سازمانی است.البته ، فعاليت ستادی ، به عنوان قدرت سرپرستی اضافی مدیر تلقی می شود.این ساختار درگير وظایف تخصصی محدود و نقش های محدود در سازمان است  .سيستم اطلاعات مدیریت نسبتا غيرپشرفته است و مدیران به صورت مستقيم بر فعاليت ها نظارت مری کنند  به دليل کوچك بودن سازمان ، ساختار ساده در شرکت هایی که به طور مکرر برر هزینه های پایين مرکز دارند مورد استفاده قرار می گيرد.در این ساختار ، ارتباطات به صورت مستقيم و مکرر است و توليدات جدید به سرعت وارد بازار می شوند .لذا در بسياری از موارد ، این شرایط موجب بوجود  آمدن مزیت های رقابتی نيز می شود .در ساختار ساده ، استراتژی ها نقش حياتی در کسب موفقيت  سازمان از جنبه های مختلف اقتصادی ایفا می کنند.

ويژگي های این ساختار:

·        پيچيدگی کم(نقش ها و وظایف تخصصی محدود)

·        رسميت پایين(سيستم اطلاعات غير پيشرفته ،مدیر به طرر مستقيم ناظر بر امور )

·        تمرکز زیاد(همه تصميمات را خود مدیر می گيرد).

 

ساختار ساده در موارد زير اثربخش است:

·        محيط سازمان ساده و پویا باشد

·        سازمان مواجه با بحران و تهدید محيطی باشد

·        مدیر ارشد مالك سازمان باشد

·         مدیرارشد سازمان خواهان تمرکز قدرت در دست خود باشد

·        مدیر ارشد از قدرت ناشی از اعتماد زیر دستان برخوردار باشد.

·        سازمان در مرحله شکل گيری باشد

·        اندازه سازمان کوچك باشد

 

ساختاروظيفه ای

منظور تطابق با فعاليت های پيچيده سازمان شرکتها بجای استفاده از ساختار ساده ،ساختار وظيفه ای را انتخاب می کنند .ساختار وظيفه ای توسط شرکتهای بزرگ که دارای تنوع کاری پرایين هستند   مورد استفاده قرار می گيرد.ساختار وظيفه ای شامل یك مدیر اجرایی با چندین مدیر وظيفه ای که بر اساس کارهای تخصصی و فعاليت هایی که باید در شرکت انجام شود گروه بندی شده اند.

مانند قسمت های توليدی،حسابداری ، بازاریابی و تحقيق و توسعه ، مهندسی و منابع انسانی است  .این ساختار،فرصت انجام فعاليت های تخصصی را فراهم نموده و موجب تسهيل در تسهيم دانش و  توسعه ایده ها می شود.

ساختار وظيفه ای در موارد زير اثربخش است

·        اندازه سازمان بزرگ باشد

·        شرکت هایی دارای توليد انبوه

·        محيط ساده و با ثبات

·        کارها تکراری و استاندارد شده

·        تخصصی شدن وظایف

 

ساختار بخشي

وقتی شرکت به اندازه ای از رشد می رسد و دارای تنوع محصول و تنوع بازار می شود برای اعمال  کنترل و هماهنگی بر عمليات و ایجاد مزیت رقابتی شرکت به ساختار چند بخشی روی می آورد .ساختار بخشی شامل تقسيم فعاليت ها به نحوی که هر بخش به صورت جداگانه دارای سود و بازده مختص به خود است .شرکت اصلی ، مسئوليت ها را برای انجام فعاليتهای روزمره تفویض کرده و برای هر بخش مدیر مخصوص انتخاب می کند  .به دليل تنوع شرکت ها در سطح تجارت برين المللی ، این ساختار اغلب مورد استفاده قرار می گيرد

 

ساختار بخشی در موارد زير اثربخش است

·        اندازه شرکت بزرگ باشد.

·        شرکت با تنوع محصول و تنوع بازار

·        محيط شرکت زیاد پيچيده و زیاد پویا نباشد

·        استاندارد کردن محصولات و فرآیندها مرتبط اند

انواع ساختار بخشي

·        ساختار بخشی بر اساس منطقه جغرافيایی

·        ساختار بخشی بر اساس محصول

·        ساختار بخشی بر اساس مشتری

ساختار بخشی بر اساس فرآیند

ادامه مطلب

زمانی که حرف از مدیریت پروژه به میان می آید در ذهن ها تجسم به حضور یک شخص در پروژه می باشد این در حالی است که مدیریت پروژه متشکل از یک تیم متخصص می باشد که راهبری آن توسط مدیر پروژه است . بسیار مهم است که به این موضوع نگاه فرآیندی داشت زیرا برای انجام کار گروهی می باید تمامی حوزه های کاری ، شرح وظایف ها و رویه های انجام کارها مشخص باشد تا پروژه به محصول نهایی خود برسد . استانداردها موجود مانندpmbok در حقیقت بدنبال همین موضوع هستن که بتوانند فرآیندهای کاری در تیم پروژه را استاندارد و بهینه نمایند .

 

فرآیندی اجرایی شامل فرآیند هایی است که برای تکمیل کار های برنامه ریزی شده و به منظور رسیدن به شاخص ها و محصول نهایی پروژه تعریف می شوند. هدف این گروه فرآیندی، هماهنگ نمودن افراد و منابع، مدیریت انتظارات ذی نفعان و همچنین یکپارچه سازی و انجام فعالیت های پروژه در راستای برنامه مدیریت پروژه است.

در مطلب فوق می خواهیم به ساختار سازمانی مدیریت اجرایی پروژه نگاهی داشته باشیم تا یتوانیم حضور هر کدام از بخش های این زیر مجموعه را در فرآیند مدیریت پروژه بهتر بشناسیم.

در ابتدا لازم است ماموریت مدیریت پروژه را به این شکل تعریف نماییم :

اﻧﺠﺎم ﺧﺪﻣﺎت برنامه ریزی پروژه مطابق با اهداف سازمانی  وطراحی تعین شده ، ﻣﺪﻳﺮﻳﺖ و ارائه مجوز های لازم جهت شروع و نحوه اجرای موضوع کاری پیمانکاران و تامین کنندگان پروژه و نظارت بر عملکرد آنها مطابق با استانداردهای کیفی ملی و بین اللملی و مستند سازی پروژه در طول چرخه عمر پروژه می باشد.

 

 

 

 

در ادامه می باید تعاريف کلیدی اولیه ساختاری پروژه را بشناسیم 

مدیر پروژه:شخصی که مسئوليت راهبري و انجام اثربخش مراحل اجراي پروژه از آغاز تا مرحله اختتام را به عهده دارد.

 

ناظرين اجرايي :عوامل نظارتي كه از جانب مدیریت پروژه جهت اعمال كنترل هاي لازم در در حوزه های سازه ، تاسیسات و معماری در محل پروژه مستقر مي گردند.

نظارت عاليه:مجموعه فرآيندهاي نظارتي جهت حصول اطمينان از نظارتهاي انجام شده در مراحل عملياتي مي باشد.

پیمانکار :شخص حقیقی یا حقوقی است که جهت اجرای عملیات موضوع پیمان (طراحی،ساخت ، نصب ، تامین ) با او قرارداد منعقد میشود.

 

شرح وظایف مدیر پروژه

 

-          بررسی و تایید برنامه زمانبندی تفصیلی پروژه همکاری برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

-          بررسی و تایید پیش‌بینی هزینه‌های پروژه با همکاری برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

-          تهیه منشور پروژه به منظور شفاف سازی و مشخص کردن عوامل مهم و حیاتی در اجرای پروژه

-          تائید کلیه اسناد فنی و اسناد مالی پروژه و تهیه حیطه اختیارات واحدهای مرتبط

-          تامین و سازماندهی نفرات لازم برای اجراء پروژه و شرح وظایف نفرات

-          پیگیری مکاتبات با کارفرما، صورت‌وضعیتهای ارسالی به کارفرما و رسیدگی نهایی به صورت‌وضعیتهای پیمانکاران

-          مشارکت در تنظیم قراردادهای مجریان و تامین کنندگان پروژه

-          پیگیری عملیات اجرایی، ساخت و خرید و... و تهیه گزارشات لازمه

-          بررسی و ابلاغ نقشه هاي اجرايي به پيمانكار

-          انجام تمهیدات لازم جهت بهینه ‌سازی قیمتها و روشهای اجرای پروژه جهت هرچه بهتر انجام شدن پروژه

-          رسیدگی به استخدام نیروهای اجرایی لازم برای پروژه

-          اخذ نقطه تظرات کارفرما در روند اجرای پروژه‌

-          نظارت بر تجهيز كارگاه پيمانكار و انجام هماهنگي هاي مربوطه و بررسی صلاحيت تیم اجرای و ستادی پیمانکار

-          تائید مدارک خریدها و سفارشات پروژه

-          تحویل قسمتهای اجراء شده پروژه و انتقال به مرحله بعدی تا پایان کار راه‌اندازی

-          بررسی و تایید گزارشات پیشرفت پروژه و ارسال رسمی به کارفرما

وظایف سرپرست اجرایی کارگاه

-           انجام وظایف اجرایی زیرنظر مدیر پروژه

 

-          مدیریت و نظارت عملیات پیمانکاران در رسته های سازه، معماری و تاسیسات

-          بررسی و رفع مشکلات فنی پروژه با همکاری دفتر فنی پروژه

-          پیگیری تامین مواد و متریال مورد نیاز کارگاه

-          دریافت گزارشات مالی ماهیانه از واحد مالی سایت درخصوص هزینه های سایت و پیش بینی بودجه مورد نیاز و ارائه به مدیر پروژه

-          کنترل بر چگونگی تامین و انبارش و مصرف کالا در سایت

-          بررسی و تایید گزارشات روزانه ، هفتگی و ماهیانه تهیه شده توسط برنامه ریزی و کنترل پروژه

-          تهیه مقادیر و مدارک لازم جهت ارائه به مدیر پروژه برای تهیه صورت ‌وضعیت برای کارفرما

-          تهیه گزارشات کمی و کیفی و صورت‌جلسات و صورت ‌مجالس لازم

 

شرح وظایف دفتر فنی پروژه

 

با توجه به این که کلیه کارهای انجام شده در کارگاه در قالب پیمان و توافقات انجام شده بین کارفرما و دستگاه

نظارت صورت می پذیرد و ارائه و پردازش و جمع آوری مستندات کارهای انجام پذیرفته در پروژه جهت تنظیم اسناد وصول مطالبات بخش مهمی از مراحل اجرای یک پروژه می باشد لذا این وظیفه بر عهده دفتر فنی کارگاه می باشد که بخشی از وظایف آن عبارت خواهد بود از:

-          مطالعه اسناد فنی اعم از نقشه و فهرست مقادیر پیمان و استخراج کمبودها و موارد متناقض

-          استخراج فهرست مقادیر کارهای انجام شده

-          رسیدگی به صورت وضعیت پیمانکاران جزء و کنترل مقادیر و حجم عملیات اجرایی انجام شده

-          تنظیم صورتجلسات کارهای انجام شده و تغییر یافته

-          پیگیری دستورکارها و اخذ تاییدیه های مربوطه

-          تهیه مستندات اعم از دستورکار و آنالیز بها و روش اجرای کارهای جدید ابلاغ شده خارج از پیمان

-          استخراج پیشرفت فیزیکی روزانه ، هفتگی و ماهانه

-          تهیه و تنظیم صورت وضعیت ها به صورت ماهانه

-          تهیه و تنظیم صورت وضعیت تعدیل

-          در صورت تحویل مقطعی قسمتهایی از پروژه تنظیم اسناد مربوطه جهت تحویل موقت بخشهای مربوطه

-          استخراج موارد مربوط به تناقضات حین اجرای کار و تاخیرات پرداختی کارفرما و عدم تطابق با بخشنامه ها و مستندات قانونی جهت ارجاع به مدیریت پروژه

  

شرح فعالیتهای برنامه ‌ریزی و کنترل پروژه

-           تهیه منشور پروژه

-          تهیه برنامه زمانبندی تفصیلی پروژه‌ با توجه به موارد قرارداد

-          تهیه برنامه‌های فرعی مربوط به طراحی، تدارکات پروژه با توجه به برنامه کلی پروژه

-          کنترل برنامه‌های زیرپروژه‌ با استفاده از گزارشات مسئولین برنامه‌ریزی واحدهای ذیربط

-          تعیین بودجه پروژه‌ و مقایسه با هزینه‌های انجام شده با همکاری تیم مدیریت پروژه

 

-          پیگیری و کنترل گزارشات روزانه ، هفتگی و ماهانه پیماناکران مطابق فرمت اعلام شده

-          تهیه و ارائه گزارشات روزانه تجمیعی پیمانکاران، هفتگی ، ماهانه جهت ارسال به کارفرما

-          تهیه گزارشات پیشرفت فیزیکی و هزینه‌ای پروژه‌ جهت مدیریت پروژه و نظارت و کارفرما

-          تحلیل و بررسی وضعیت و مغایرتهای وضع موجود پیشرفت پروژه و ارائه راهکار اصلاحی

-          شناسایی ریسکهای اجرای پروژه با همکاری سازمان مدیریت پروژه و برنامه هاص اصلاحی خروجی از ریسک

-          ارائه برنامه کاری جبهه های کاری موجود و کنترل آن در راستای رسیدن به اهداف برنامه زمانبندی

-          برگزاری جلسات کنترل پروژه با حضور مدیریت پروژه و پیمانکاران

-          جمع آوری اطلاعات برای تهیه صورت وضعیتها جهت ارائه به کارفرما با توجه به عملیات انجام شده

-          مستند سازی پروژه و دسترسی آن به تیم پروژه

-          ایجاد آرشیو مصور پروژه با تکنیک های در نظر گرفته شده

-          کنترل گردش فرآیندی اسناد و مکاتبات در تیم پروژه

   

HSE

-          مشاوره با مدير كارگاه و ارائه ي توصيه هايلازم

نظارت بر رعايت كليهي مقررات ايمني

-          برنامه ريزي و تهيه ي چک ليست انواع بازرسيهاي ويژه، بازرسيهاي مستمر و بازرسيهاي دورهاي

-          يادآوري موضوع ايمني در تمام لحظات و براي همهي افراد

-          تشكيل جلسات براي اعضاي كميته ها در مورد مسائل ايمني

-          تشكيل جلسات آموزشي

-          تهيه گواهي معاينه ماشين آلات

-          تهيه و تنظيم صحيح گزارش هاي به هنگام از كيفيت ايمني كارگاه

-          تهيه  گزارش حوادث و ارائهي آنها به مراجع ذيصالح مرتبط با موضوع

 

 

 

 

ادامه مطلب

نگهداشت نیروی انسانی یک ملاک در منابع انسانی است که به طور کلی، توانایی سازمان را در حفظ کارکنان در محیط کار نشان می‌دهد، بالا یا پایین بودن این عدد، الزاماً به تنهایی مفهوم خاصی را ارائه نمی‌دهد و هر عدد در سازمان خاص و شرایط خاص خود قابل تحلیل و بررسی است ادامه مطلب